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3 astuces pour une stratégie de télétravail réussie

3 astuces pour une stratégie de télétravail réussie

Une stratégie de télétravail qui performe et améliore vos dynamiques de travail? Ça demande une nouvelle façon d’aborder le travail.

Maurice Lefebvre
Maurice Lefebvre

Cet article se veut un complément de :

Une stratégie de télétravail d’urgence n’est pas compliquée: établissez les objectifs et laissez vos employés tranquilles pour livrer le travail.

Une stratégie de télétravail qui vous permet non seulement d’obtenir un bon niveau de performance, mais également d’améliorer vos processus, dynamiques de travail et relations patrons-employés? Ça, ça demande une nouvelle façon d’aborder le travail.

En complément à l’épisode 4 de Go Pyrate!, le podcast, voici trois astuces concrètes pour créer les bases d’une stratégie de télétravail progressiste et efficace.

1. Parlez des résultats escomptés plutôt que du travail à livrer

"Fais-moi ce rapport."
"Livre-moi ces 32 tâches."
"Refais le site web."

On entend ce genre d’ordres dans toutes les entreprises. Le rôle du gestionnaire est de dire quoi faire, et celui des employés est d’exécuter les ordres sans poser trop de questions. À moins d’avoir un gestionnaire qui a infiniment plus d’expertise et d’expérience que ses employés, et qui ne prend jamais aucune mauvaise décision, cette stratégie ne sert qu’à gaspiller le talent, l’expertise et la créativité des gens que l’on a embauchés. On en fait des exécutants plutôt que des experts.

Le premier truc est d’arrêter de dire aux gens quoi faire. À la place, dites-leur le bénéfice que vous souhaitez tirer de leurs efforts:

  • À la place de “Refais-moi le site web”, dites “J’aimerais augmenter le taux de conversion de notre site web d’au moins 15%”.
  • À la place de “Fais-moi un rapport”, dites “Le client manque de visibilité sur le projet et commence à s’impatienter”.

Il s’agit donc de mettre l’accent sur la valeur consommable que l’on veut obtenir, plutôt que sur une série de tâches à livrer. Le résultat direct est d’ouvrir la porte à plusieurs stratégies différentes dans le but d’atteindre l’objectif. Valeur plutôt que tâches.

La différence est énorme: un très grand nombre de tâches faites quotidiennement n’apportent pas de valeur réelle à l’entreprise. Oui, ça occupe les employés, mais le but d’une entreprise n’est pas de tenir les gens occupés, mais bien de créer une valeur qui lui permet de progresser. Mettre l’accent sur la valeur consommable est une façon très efficace d’éliminer tout le travail qui n’a que peu de valeur.

Pour vous donner un exemple, si je travaille dans le développement d’affaires et que pendant ma semaine j’identifie 128 clients potentiels et c’est tout, j’ai fait beaucoup de travail et j’ai des résultats, mais je n’ai pas de valeur consommable.  Si par contre  je ne contacte que 5 clients potentiels, mais que j’en signe 2, la valeur consommable que j’ai livrée est de deux clients. La première option donne l’impression que j’ai accomplie beaucoup, mais c’est la seconde à un effet tangible sur l’entreprise.

Cette approche a donc deux avantages clairs:

  1. Elle permet à un employé expert dans son domaine de trouver la meilleure solution pour régler le problème ou obtenir les résultats escomptés.
  2. Elle permet de concentrer les efforts des employés sur les résultats qui vont faire une différence marquée sur l’entreprise, et lui permettre d’atteindre ses buts.

2. Encadrez les efforts plutôt que de dire comment travailler

L’un des grands avantages de communiquer la valeur consommable désirée plutôt que les tâches à exécuter est de capitaliser sur l’expertise et l’expérience des employés pour découvrir la meilleure façon d’obtenir la valeur demandée.

Mais ça, ça veut dire leur laisser l’espace dont ils ont besoin pour explorer et expérimenter. Et ça, ça fait peur à beaucoup de gestionnaires.

La confiance est un élément essentiel d’une dynamique de travail saine. Cependant, comme les gestionnaires sont habituellement imputables du travail de leurs subordonnés (et, bien souvent, également imputables des décisions de leurs supérieurs), c’est facile de comprendre qu’ils craignent de voir la confiance donnée être repayée avec un pandémonium total.

Le second truc est donc de créer un cadre de travail à l’aide d’un objectif clair (valeur consommable) et de contraintes. Ce cadre sert à délimiter une sorte de bac à sable dans lequel l’employé pourra explorer et expérimenter pour livrer la valeur en objectif.

Nous les Pyrates, nous appelons ça une Mission, et le principe tire ses origines dans les lettres de marques (une sorte de permis/contrat) qui étaient émises aux corsaires.

En voici un exemple:
Je souhaite que notre site web soit amélioré pour augmenter le taux de conversion d’au moins 15% (ça, c’est l’objectif et la valeur à livrer). Pour se faire, tu as un budget de 2000$, tu dois utiliser la techno Angular 2.0 par souci de compatibilité, les sections 2 et 3 du site actuel doivent être réutilisées,  Jeanine peut t’aider jusqu’à vendredi seulement, et le site doit être livré d’ici le 17 (ça, ce sont les contraintes)”.

Assurez-vous toujours d’avoir des contraintes qui sont nécessaires pour aider à cadrer les efforts, mais éviter de trop en mettre ou de les rendre trop précises (à moins que ce ne soit essentiel). L’idée est de laisser assez d’espace à l’employé pour trouver une solution.

Couplée à une habitude de rapporter l’avancée du travail (tel que discuté dans le podcast) et à une communication ouverte, cette approche diminue grandement la charge de travail du gestionnaire tout en améliorant les chances de produire un travail dont la valeur est maximisée. C’est également une approche motivante pour les employés, qui peuvent utiliser leur créativité et le meilleur de leurs habiletés.

3. Collaborez pour améliorer votre système plutôt que de le faire en isolation

Les dynamiques de travail sont une forme de système. De fait, elles bénéficient d’être constamment réévaluées et améliorées. En mettant en place une nouvelle stratégie de télétravail, je peux vous garantir qu’au départ votre système aura besoin d’amélioration. De beaucoup d’amélioration.

La perfection n’est pas de ce monde, et la pire chose à faire pour débuter à utiliser un système est de tenter de concevoir le meilleur possible. Débutez avec le moins pire et améliorez-le constamment.

Tenter d’améliorer le système par vous-même donnera le même genre de résultats que de dicter le travail de vos employés: ça marche seulement si vous savez tout mieux que tout le monde et que vous ne faites jamais d’erreur. Dans tous les autres cas, mieux vaut travailler avec ceux qui vivent avec ce système.

Le truc est donc d’améliorer le système continuellement, et de le faire en collaboration avec les employés. L’amélioration continue est une superbe occasion de renforcer vos relations employeur-employés, parce qu’un échange honnête d’égal à égal permettra à chacun de briller tout réassignant l’accent de tous sur les priorités de l’entreprise.

C’est aussi sérieusement moins de boulot pour le gestionnaire.

L’approche la plus simple est d’utiliser la rétrospective, une technique connue des milieux Agiles qui consiste à poser la question “Comment ça s’est passé dans la dernière période, et comment on peut améliorer notre façon de faire?”, puis d’avoir une discussion franche qui mène sur 1-2 expériences à tenter pour améliorer les points qui agacent le plus. Une fois les points agaçants réglés et les barrières au travail enlevées, la discussion passera naturellement sur augmenter la performance.

Dans les premiers temps, tentez de faire ces rétrospectives courtes, mais régulières. Peut-être dans les premiers jours en faire une dans la dernière demi-heure de travail de la journée pour se réajuster rapidement, puis passer à une fois par semaine, et éventuellement une fois au mois lorsque les choses roulent sans problème. Vous remarquerez également que les employés vont prendre l’habitude de ne pas attendre les rétrospectives pour suggérer des expériences et des améliorations. C’est le but souhaité: que les améliorations se fassent naturellement, en continu.

De l’occasionnel au normal

Le temps du télétravail comme un privilège occasionnel est révolu. La crise du COVID-19 nous force à changer nos habitudes, et il n’y aura pas de retour au statu quo possible: les entreprises qui ne seront pas prêtes à accepter le télétravail comme quelque chose de normal vont paraîtres arriérées et contrôlantes comparativement à leurs concurrents.

Bien sûr, le travail sur place existera toujours, mais ce ne sera qu’une option parmi d’autres. Des entreprises comme Bell Canada offrent déjà cette flexibilité avec grand succès, et ce depuis plusieurs années. À moins qu’il y ait un impératif pour être sur place (usine, commerce de détail, etc..), il n’y a plus d’excuses pour ne pas offrir une telle flexibilité.

Les 3 trucs listés ici sont critiques pour atteindre vos buts avec des employés en télétravail. Cependant, un gestionnaire allumé se rendra bien compte que ces trucs sont tout aussi valides le reste du temps. Ils forment la base d’une dynamique de travail saine qui valorise l’expertise et le talent des employés tout en accomplissant les buts de l’entreprise.

En changeant ces trois aspects de vos dynamiques de travail, de façon naturelle, et sans avoir besoin de grands plans de gestion de changement, vous allez naturellement:

  • Donner de la flexibilité de travail à vos employés, augmentant leur qualité de vie,
  • Permettre à vos employés d’utiliser leur expertise, expérience et ingénuité pour apporter plus de valeur à l’entreprise,
  • Vous éliminerez le busywork, soit les tâches qui n’ont que peu ou pas de valeur intrinsèque,
  • Vous développerez une relation de travail coopérative, entre adultes.

Sur nos 9 tendances des entreprises progressistes, ces nouvelles dynamiques vous font progresser sur les suivantes:

  • Du volume de travail ➡️ La valeur et à l’impact du travail
  • Du leadership directif ➡️ Un leadership supportif
  • Des règles et du contrôle ➡️ Liberté de travail et confiance
  • De l’autorité centralisée  ➡️ L’autorité distribuée
  • Du secret ➡️ La transparence radicale

C’est donc une superbe opportunité pour faire votre bout de chemin dans une direction progressiste.

… et si vous avez besoin d’un coup de main

De grandes notions, c’est bien beau, mais ce n’est pas toujours évident à mettre en place sans aide.

Heureusement, Go Pyrate! est là vous vous aider. Articles, podcast, vidéos, ateliers, formations et services d’accompagnement sont à votre disposition pour faire de votre exploration du monde des entreprises progressistes un succès sur tous les plans.

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